Projektkoordinator till Uppsala Konsert & Kongress

Uppsala Konsert & Kongress AB

Nu har vi jobbet för dig som älskar musik och brinner för liveupplevelser, som har ett bra nätverk i musikbranschen och är engagerad i musikscenen i Uppsala. Som blir lycklig av att se publik strömma in i salen för att uppleva något stort, vackert, stökigt eller jättekonstigt. Om du dessutom är bra på ordning och reda, gillar att ha många parallella arbetsuppgifter och har lätt för att lära dig system, processer och rutiner – då kan du vara vår nya kollega! Sök jobbet som projektkoordinator på Uppsala Konsert & Kongress!
Uppsala Konsert & Kongress (UKK) har sedan invigningen 2007 etablerat sig som en av Nordens mest omtalade, uppskattade och framgångsrika mötesplatser. Sedan UKK slog upp dörrarna har huset presenterat över 2500 kulturevenemang, arrangerat över 5000 möten och haft dryga fem miljoner besökare!
Vår vision

Ett kreativt kraftverk och en självklar mötesplats för det lokala, nationella och internationella. UKK skapar liv och energi som bidrar till att driva stadens utveckling. Till UKK är alla välkomna. Lika välkomna.
Ditt uppdrag

Som projektkoordinator ingår du i ett team som består av en teamledare, en projektledare och ytterligare en projektkoordinator. Avdelningen jobbar nära verksamheten i alla delar och utgör tillsammans med UKK:s vd & konstnärliga ledare bolagets programavdelning.
Din huvudsakliga uppgift är att planera konserter och övriga bokningar. Du spelar en avgörande roll i förproduktionsfasen där du samlar in information från alla parter, samordnar våra interna kompetenser och skapar förutsättningar för alla att göra sina jobb så bra som möjligt med målet att genomföra välplanerade, resurseffektiva och fantastiska evenemang! Du har, precis som vi, en stor kärlek till musik, liveupplevelser och delar vår vision om en plats där alla är lika välkomna.
Dina uppgifter kan till exempel handla om att…

samordna och planera bolagets resurser och kompetenser för att nå bästa möjliga resultat i varje enskild programpunkt

säkerställa att vi får information från gästande produktioner kring teknik- och scenbehov, catering, loger och mycket annat

boka resor och hotell för medverkande och artister

lägga in interna beställningar i vårt affärssystem

ta fram underlag för biljettsläpp

ta fram kalkyler och avtalsförslag

vara kontaktperson för arrangörer och externa samarbetspartners

bereda programförslag för produktionsbeslut

delta i programavdelningens gemensamma arbete
Stor del av arbetstiden kommer vara förlagd på dagtid, men du kommer ofta behöva finnas på plats under evenemang – alltså på kvällar och helger.
Din bakgrund
Vi söker dig som har:

erfarenhet av administrativt arbete i en liknande roll som projektkoordinator eller motsvarande

erfarenhet av att arbeta "bakom scenen" med arrangemang inom musik, kultur eller konstnärlig verksamhet

erfarenhet av verksamhet där fokus är besökare, biljettköpare och publik

erfarenhet av produktionsplanering, projektledning, samordning, arrangörskap eller motsvarande

god kännedom kring Uppsala och Uppsalas kulturliv

har ett bra nätverk i musik- och kulturbranschen

stort intresse och förståelse för många olika musikgenres, musik från olika delar av världen, subkulturer osv

grundläggande kunskaper i Excel

god förmåga att utrycka dig på svenska i tal och skrift

god förmåga att utrycka dig på engelska i tal och skrift
Det är meriterande om du har:

utbildning inom projektledning, evenemangsproduktion, event, arrangörskap eller motsvarande

utbildning inom ekonomi, marknadsföring, kommunikation eller annan relevant utbildning

erfarenhet av arbete i lokalbokningssystem, affärssystem och/eller planeringsverktyg i allmänhet och i synnerhet Microsoft Dynamics och Office 365

god förmåga att utrycka dig på andra språk än svenska och engelska i tal och skrift
För att lyckas i uppdraget behöver du vara en skicklig administratör och ha lätt för att arbeta utifrån rutiner och arbetssätt. Det förutsätter att du är bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete och att du förstår ekonomiska samband och de faktorer som leder till en verksamhet med ekonomi i balans. För att, tillsammans med andra, nå goda resultat, behöver du kunna hantera en mängd parallella uppgifter och driva flera processer framåt samtidigt. Du har lätt för att lära dig nya system och är öppen för att arbeta digitaliserat i alla moment. Du är bra på att kommunicera och samarbeta på ett lyhört och smidigt sätt. Vidare är du flexibel och kreativ, självgående och lösningsorienterad.
Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta:

Henrik Lillsjö, VD/konstnärlig ledare, henrik.lillsjo@ukk.se Björn Magnuson-Lupo, projektledare och tf teamledare, 018-727 90 33
Facklig företrädare:

Unionen, Frida Kropp Lindh, 018-727 90 42
I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation

Mer information om vår organisation hittar du på ukk.se (https://www.ukk.se/)
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.
Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.